Það hefur ekki farið framhjá neinum að röskun hefur orðið á ýmiskonar félagsstarfi sl. mánuði vegna heimsfaraldurs, þar með talið félagsstarfi kvenfélaga og héraðssambanda. Fundum og viðburðum hefur verið frestað eða þeir felldir niður vegna þeirra samkomutakmarkana sem verið hafa i gildi. Samkvæmt sóttvarnaryfirvöldum er nú þegar þetta er skrifað heimilt að halda námskeið, ráðstefnur, málþing, fundi og kennslu ef færri en 200 koma saman og sóttvarnarlæknir hvetur til að 1 metra nálægðartakmarkanir séu viðhafðar sem oftast í umgengi við aðra, sérstaklega óskylda eða ótengda aðila. Það krefst því ákveðins skipulags og breytinga að halda fundi eða viðburði. Þegar hafa margir fært fundahöld yfir í fjarfundi og reynslan af slíku er almennt góð.

Margir viðburðir eru þó þannig eðlis að fólk kemur saman og þeir/þær sem hafa lengi haldið sig heima finna fyrir þörf á mannlegum tengslum. Það er því mikilvægt að undirbúa og skipuleggja fundi þannig að hægt sé að halda þá. Það gæti þurft að finna stærra húsnæði og raða stólum og borðum þannig að hægt sé að virða fjarlægðarmörk. Þá þarf sérstaklega að huga að hreinlæti og sótthreinsun. Þegar bornar eru fram veitingar þarf að gæta þess sérstaklega að veitingarnar séu þannig að ekki séu allir á viðburðinum að handleika sömu áhöldin og bjóða upp á sótthreinsir og/eða einnota hanska.

Mikilvægt er að í fundarboðum komi fram að gert sé ráð fyrir smitvörnum í skipulagi. COVID-19 faraldurinn hefur kennt okkur að við getum lagað okkur hratt að breyttum aðstæðum og gengið í takt þegar á reynir. Einstaklingsbundnar smitvarnir eru síðan það sem skiptir mestu máli, hver og einn ber ábyrgð á sjálfum sér. Mikilvægt er að sýna þeim sem ekki treysta sér á viðburð skilning og veita þeim samt upplýsingar og fréttir frá félagsstarfinu. Þar kemur síminn til dæmis að góðu gagni, auk annara rafrænna lausna.  Hvetjum svo auðvitað alla til að fara eftir leiðbeiningum Almannavarna og Landlæknis sem eru uppfærðar reglulega á covid.is sjá hér gildandi takmarkanir í samkomubanni á síðunni. 

Hér að neðan er farið yfir nokkra fjarfunda möguleika sem hægt er að nýta sér í félagsstarfi. 

Þegar um formlega fundi er að ræða er gott að hafa þessa punkta í huga sem eru á vef Stjórnarráðsins. Sjá Góð ráð um fjarfundi

Fyrst er að nefna Fundasímann sem símafyrirtækin bjóða upp á, margar kvenfélagskonur þekkja vel þann fundarmáta.   Hringt er í sérstakt fundarnúmer og slegið inn auðkennisnúmer fundarins sem sá sem boðar fundinn sendir þátttakendum. Hér er eingöngu um tal að ræða. 

Svo er að nefna fundarbúnað þar sem hægt er að funda og spjalla bæði í hljóð og mynd.  Þá er nauðsynlegt að hafa myndavél og hátalara tengda. Sumum finnst betra að nota heyrnartól og losna þá við umhverfishljóðin.

Má hér nefna: Skype, MIcrosoft Teams, Zoom, Google Duo og Hangouts.

Á skype er hægt að bjóða allt að 50 manns á fund sem varað getur í allt að 24 klukkustundir.  Sjá á skype.com Engrar skráningar er krafist, ekkert niðurhal hægt að nota bæði í tölvu og síma. Hægt er að deila skjánum og sýna þannig bæði slæður og önnur gögn. Sá sem boðar til fundarins sendir slóð á fundinn á þátttakendur. 

Microsoft Teams, í boði er bæði greidd þjónusta og frí þjónusta sem krefst innskráningar á Microsoft reikning. Calls er símakerfi innan forritsins Microsoft Teams sem býður upp á að taka við símtölum frá síma yfir í tölvu.Forritið er einnig gott fyrir fjarfundi og umræður í rauntíma yfir Internetið. Til að nota Calls þarf að vera með virkan Microsoft Office reikning og app frá Microsoft Teams uppsett í annaðhvort tölvu eða snjallsíma, Sjá fínar leiðbeiningar á vef Háskóla Íslands: tækninám.is býður upp á ókeypis vefnámskeið í notkun á Microsoft Teams sjá hér. 

Margir nýta Zoom, það er einfalt og send er slóð á fundinn. Í ókeypis aðgangi að Zoom er hægt að vera með 100 manna fundi í hámark 40 mínútur pr. fund. Aðgangurinn leyfir ótakmarkað marga fundi og upptökur sem vistast á tölvu. Hægt að deila skjá og enn fleiri möguleikar til staðar þegar greitt er fyrir þjónustuna. 

Google Duo er annað einfalt myndsímtala forrit, notað annaðhvort með símanúmeri eða google skráningu. 

Hangouts er líka á google og hægt að nota með google netfangi. Hægt að nota bæði mynd, hljóð og sem spjall.

Svo er auðvitað facebook messenger sem mörgum finnst einfalt að nota.

Um að gera að prófa sig áfram hvað hentar hverju sinni og aðstoða hverja aðra í að nýta sér þessa og aðra möguleika til að vera í góðu sambandi. 

Gangi ykkur vel.

Kveðja,

Jenný J.